Pour évaluer correctement le coût réel d’un parc informatique, le TCO est un indicateur précieux, car il est la référence financière pour mieux comprendre ce qu’un parc informatique peut coûter.
Il doit être pris en compte pour vous aider à comparer les différentes solutions de financement qui s’offrent à vous à l’occasion de nouveaux investissements.
TCO : de la consommation à la prévision
Le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût total de possession) est un concept connu mais souvent mal interprété : il s’agit en fait de calculer le coût global d’une infrastructure IT, en tenant compte :
- des coûts directs (hardware et software),
- des coûts indirects (maintenance, gestion, formation, évolution, support technique),
- des coûts récurrents (consommables, électricité, loyer, etc.) et
- des coûts cachés (formation, logistique, mais aussi, panne, incompatibilité entre systèmes, etc.)
Pris comme référence financière, le TCO donne une vue plus pertinente du coût réel d’un investissement IT. Il permet de comparer de manière plus équitable différents scénarios de financement, en intégrant les éléments comme :
- Le prix d’achat : hardware + software + consommables
- Le coût du financement: options & services, assurances, type et durée du financement.
- Le coût d’utilisation: maintenance, licences, gestion administrative, upgrade, etc.
- Le coût d’évolution: monitoring des équipements, suivi technologique, remplacement et élimination en temps opportun des équipements en fin de vie.
TCO et gestion de parc :
Au préalable, il est nécessaire de rappeler que le système d’information d’une entreprise doit apporter le service attendu. Afin de piloter ses budgets et de planifier les renouvellements, le responsable informatique peut s’aider d’une gestion de parc.
L’objectif est financier : le département IT, dont dépendent tous les équipements technologiques de la société peut vite être un centre de coûts important pour celle-ci.
Les questions à se poser sont notamment les suivantes :
- Quels sont l’âge et l’homogénéité de mon parc informatique ?
- Combien me coûte réellement mon informatique ?
- Les services informatiques en place sont-ils performants ?
- Mes investissements informatiques sont-ils nécessaires et rentables ?
- Comment simuler et évaluer mes priorités d’investissements informatiques ?
- Comment réduire mes coûts informatiques ?
Pistes pour faire baisser le TCO
Une fois le TCO connu, l’étape suivante consiste généralement à le réduire. Trois pistes pour cela :
- Maîtriser son système IT
Une des priorités de la réduction des coûts consiste à faire la chasse au gaspillage, en arrêtant, par exemple, les applications non utilisées ou en mettant à jour les licences et en optimisant les contrats avec des prestataires externes. - Externaliser son infrastructure
Il pourrait être en effet tentant de remplacer des actifs immobilisés par des charges de consommation et de stocker ses ressources informatiques sur des serveurs distants, car une telle solution permettrait d’alléger les tâches effectuées en interne et d’accéder à un matériel plus performant. Toutefois, le cloud freine toujours de très nombreuses entreprises par la crainte des risques liés à la sécurité des données et des personnes. - Louer et payer l’usage
Opter pour la location évolutive, c’est financer l’utilisation d’une infrastructure toujours au top. Les gains en performance s’ajoutent à la diminution de certains coûts directs et indirects : - A court terme: plus de coût d’acquisition et moins de gestion administrative comptable, logistique, par exemple puisqu’externalisée ;
- A moyen terme: homogénéiser son parc par l’audit & la mise à niveau qui font partie du contrat) ;
- A long terme: prévoir plus rationnellement les évolutions de matériel, de licences, de services (garantie, maintenance)
Nous vous recommandons donc, quelle que soit la solution de financement envisagée, de penser à votre TCO global, et plus particulièrement au :
- TCO matériel: prix d’achat + coût d’exploitation et d’entretien + coût mise à disposition
- TCO utilisateur: coût d’usage et de consommation + formation
- TCO système: plus votre infrastructure est hétérogène, plus sa gestion engendre des coûts (inventaires, transferts, …)
Au-delà de l’offre de financement concurrentielle, la valeur ajoutée d’un partenaire financier réside aussi dans la flexibilité et la globalité de son approche et sa capacité à gérer le TCO de votre parc.